¿Es posible mejorar la comunicación en los colegios?
En el pasado mes de abril, el jueves 25, tuvo lugar el primer encuentro entre el proyecto TIZA y el colegio C.P.I. Zaragoza Sur, con una jornada de «Co-diseño colaborativo» para confeccionar los primeros pasos de la aplicación. Esta primera jornada iba enfocada para el equipo directivo del colegio situado en Valdespartera.
Este primer encuentro tiene como objetivo facilitar y mejorar la comunicación en los colegios, englobando a todos los agentes que participan en este colectivo, familias y representantes legales, equipo docente de los centros educativos y agentes externos.
Cuando comenzó el evento, tenía presente varios puntos sobre los que tenía que recaer todo el peso de la jornada de co-diseño colaborativo; que el propio equipo directivo pudiera definir los problemas de comunicación existentes en el centro (tanto los de comunicación como los de organización y gestión documental del día a día), exponer los beneficios y ventajas que recogerá el modelo MVP (Mínimo Producto Viable) y ver que la aplicación puede solventar la gran mayoría de esos problemas iniciales.
Por lo que, el jueves 25 de abril, reuní al equipo directivo formado por 10 personas: Lara, María, Daniel, Esther, Alberto, Susana, Ana (jefa de estudios), Noelia (coordinadora del equipo de secretariado) y Mari Cruz (Directora del centro escolar). Estos perfiles son los que tienen mayor poder de decisión dentro del centro y creía que nos podrían dar una visión más técnica de lo que podrían demandar a la app. Fue una dinámica muy participativa, con mucho diálogo, discusión y coordinación, ya que al principio cree 5 grupos de 2 personas para que posteriormente pudieran sacar conclusiones grupales en la puesta en común.
Fases del co-diseño colaborativo y conclusiones
La dinámica se desarrolló entre diferentes fases, dónde se centraron los esfuerzos del colegio para la mejora organizativa a todos los niveles:
FASE I: Agrupación de los participantes en grupos y definición de los problemas que alberga el colegio.
FASE II: Recopilación de los problemas definidos en tres grandes grupos de problemas; de comunicación, de organización y de gestión documental.
FASE III: Puestas en común.
FASE IV: Reparto de partes concretas de las pantallas y funcionalidades del modelo MVP de la aplicación.
FASE V: Resolución de los problemas definidos en la FASE I, con las funcionalidades del modelo MVP.
FASE VI: Definición de singularidades funcionales de la app para adaptar el modelo a las necesidades el colegio piloto C.P.I. Zaragoza Sur.
Tras las intervenciones de los miembros del equipo directivo y la dinamización que llevé a cabo, pude sacar conclusiones de gran valor sobre los problemas definidos al comienzo de la sesión, muy importantes para la correcta funcionalidad de la app , para todas las partes integrantes del modelo.
Inversión de tiempo en las comunicaciones con las familias
Este es un problema común en la gran mayoría de centros educativos de toda España. La inversión de tiempo para transmitir un comunicado desde el colegio, que pase en manos de las familias y vuelva en forma de feedback hacia el centro educativo, requiere de muchos agentes y de tiempo.
Fue uno de los problemas que mas resonó en la dinámica, concretando problemas muy específico como: «Si un niño se porta mal o hace cualquier trastada, se le apercibe con una nota en la agenda y una solicitud de reunión con los padres para explicar los motivos, el niño lleva la agenda a casa, si se la entrega o no se la entrega (hay que estar pendiente), que los padres la lean, la firmen y acepten a la primera la solicitud. Es un proceso que como mínimo invertimos 48 horas y muchos quebraderos de cabeza» puntualizaba Alberto.
Bien, con el complemento de notificaciones instantáneas que va a incorporar TIZA (en la que llamaremos comunicados), esa inversión de 48 horas pasará a menos de 5 minutos, lo que cueste crear el comunicado, rellenarlo y pulsar el botón de enviar a la familia del niño.
Gestión de las comunicaciones
Al igual que el anterior problema, este fue otro en el que todos coincidieron. Además de los comunicados que realizan los colegios con destino las familias, la gestión, el feedback y el ponerse de acuerdo para solicitar reuniones o confirmar o declinar llevar a los hij@s a las excursiones, es un problema que requiere soluciones siempre demandadas.
Gracias a las funcionalidades de gestión de comunicados (Aceptar/Cancelar), podemos gestionar los eventos de forma positiva o negativa, resolviendo la necesidad de enviar decisiones a las familias de forma inmediata y que las mismas puedan gestionarlas en el instante.
Esta funcionalidad vendrá muy bien para solicitar y concertar citas entre los propios tutores de los centros educativos con las familias; y para poder gestionar eventos en el tiempo (excursiones, actividades dirigidas, etc).
La dinámica duró hora y media, y se desarrolló en el aula de educación plástica del colegio C.P.I. Zaragoza Sur, con todos los recursos gráficos disponibles. Desde este medio, deseo agradecer el interés, la empatía, la alegría y la disposición con la que el equipo directivo abordó la dinámica, además, de los tremendos resultados que salieron.
Por el momento, voy a seguir trabajando en la optimización de la app y en la creación de los dos próximos eventos. El 21 de mayo enfocado a todo el claustro de profesores y el 23 de mayo para un grupo representativo de padres del colegio.